Wiederkehrende Tätigkeiten

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Telefonieren

Müssen Sie Tag für Tag viele Telefonate führen und ärgern sich jedes Mal, dass Sie die Rufnummern von Hand eintippen müssen? Vergessen Sie’s. Mit der richtigen Technik wählen Sie per Mausklick. Und obendrein können Sie Anrufer gleich beim Annehmen des Gesprächs mit Namen begrüßen, weil Sie vom Computer informiert werden, zu welchem Ihrer Kunden die angezeigte Rufnummer gehört. Die positiven Reaktionen Ihrer Kunden werden Sie überraschen!

Wenn bei Ihnen das Telefon ein wichtiges Werkzeug bei der täglichen Arbeit ist, dann lohnt es sich, dass Sie sich über das Thema CTI Gedanken machen. Denn die erforderlichen Rufnummern werden Sie in irgendeiner Form auf Ihrem Computer vorliegen haben. Diese Nummern werden Sie dann beim klassischen Verfahren ablesen und von Hand eintippen müssen. Eine nicht selten fehleranfällige und wohl meist lästige Tätigkeit. Warum nicht den Computer per Mausklick die markierte Rufnummer wählen lassen? Das spart Zeit für die wichtigen Dinge des Alltags. Alles was Sie dafür brauchen ist entweder ein Telefon mit Schnittstelle zum PC oder aber, wenn Sie im Zuge der Umstellung Ihres Telefonanschlusses ohnehin die Hardware anpassen müssen, gleich eine Telefonanlage, die mit dem Computernetzwerk verbunden ist.

Beides überschaubare Investition die noch weitere Vorteile bringen. Dazu gehören beispielsweise häufig integrierte und individuelle Anrufbeantworter oder die Möglichkeit zu sehen, wer von den Kollegen ebenfalls gerade telefoniert bzw. frei ist. Im Hause Chiemgauer Naturkosthandel zum Beispiel gehört das Telefon fast zum wichtigsten Werkzeug im Verkauf. Und obwohl es sich bei der verwendeten Warenwirtschaft um ein Programm handelt, das im DOS-Fenster läuft, können die Mitarbeiterinnen im Verkauf per Mausklick die Kunden anrufen. Eine lohnende Zeitersparnis bei hunderten von Telefonaten jeden Tag.

Bei Gütter Naturbaustoffe hat sich der Inhaber mit der Umstellung des Telefonanschlusses dazu entschieden, per Computer wählen zu lassen. Die verwendete Warenwirtschaft von Lexware lässt sich zwar nicht direkt für die Computertelefonie nutzen, aber wir haben eine Software gefunden, die auf die Kundendatenbank von Lexware zugreift und diese nicht nur zum Wählen der Rufnummern nutzt sondern auch kommende Anrufer anhand der übermittelten Rufnummer in der Datenbank sucht. Telefonnotizen, die allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, sind ebenfalls kein Problem mehr – ohne lästige Zettelwirtschaft!


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Briefmarken

Kaufen Sie noch immer Monat für Monat für hunderte von Euros Briefmarken? Wenn ja, dann sollten Sie sich mit dem Thema E-Porto auseinandersetzen. Damit fügen Sie per Mausklick die passende Frankierung ein und abgerechnet wird über Ihr Portokonto. Lassen Sie uns darüber reden.

In vielen Firmen ist es nach wie vor gang und gäbe, Briefe mit Briefmarken zu bekleben. Das ist mit einem gewissen Aufwand – Briefmarken müssen gekauft und aufgeklebt werden – verbunden, den man sich in vielen Fällen sparen kann. Für die gängigen Textverarbeitungsprogramme Word und Open Office/Libre Office gibt es ein Add-On der Deutschen Post. Auch für viele Warenwirtschaftsprogramme ist eine entsprechende Schnittstelle verfügbar. Diese Erweiterungen drucken direkt auf dem Briefpapier im Bereich des Anschriftfensters die „Briefmarke“ in Form der vielen kleinen Quadrate auf. Einzige Bedingung hierfür ist das Einrichten einer Portokasse bei der Deutschen Post. Und wenn das Guthaben auf diesem Konto aufgebraucht ist, dann können Sie es online wieder aufladen. Direkt vom Schreibtisch aus, ohne zur Post zu gehen.


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elektronische Briefmarke
 
Routinearbeiten am Fließband

Routinearbeiten

Haben Sie Tätigkeiten, die Sie Monat für Monat erledigen müssen und die Sie viel Zeit kosten? Und das, obwohl sich die Arbeit eigentlich per EDV automatisieren liese. Worauf warten Sie also? Rufen Sie mich an und wir prüfen, wo Sie sparen können.

In vielen Unternehmen ist es Monat für Monat die gleiche Routine: Monatsabschlüsse in Excel müssen erstellt werden, zwei Mal im Jahr ist eine neue Preisliste fällig, täglich müssen Formulare ausgefüllt werden. Alles Tätigkeiten, die auf Daten basieren, die in der Regel elektronisch vorhanden sind. Und trotzdem kostet es regelmäßig Zeit und Aufwand, um diese Daten in der gewünschten Form zusammenzuführen. Zeit, die Sie sich sparen können, wenn Sie das richtige Werkzeug zur Hand haben.

Beim Chiemgauer Naturkosthandel beispielsweise können die Bioläden Artikel bestellen, die nicht am Lager sind. Hierfür wurden lange Zeit Vordrucke verwendet, die von Hand ausgefüllt wurden. Es braucht nicht viel Fantasie um sich vorstellen zu können, dass einige dieser Formulare nicht leicht zu entziffern waren. Ganz abgesehen davon, dass immer wieder Fragen seitens der Läden kamen, ob sie diesen oder jenen Artikel schon vorbestellt haben. Durch Einführung eines Excel-Makros werden die Formulare jetzt automatisch ausgefüllt. Und anstatt der bislang erforderlichen 20 Einträge sind nur noch vier erforderlich. Alle anderen Daten ergeben sich auf den Artikelstammdaten. Ein weiterer Vorteil ist der, dass das Excel-Makro eine Liste der vorbestellten Artikel erstellt. Der Verkauf kann also schnell prüfen, ob der Laden den gewünschten Artikel bereits bestellt hat oder nicht und vermeidet so ungewollte Doppelbestellungen.

Als zweites Beispiel für eine Vereinfachung sei die Firma Port & Langgaßner genannt. Diese bietet ihren Kunden den Service, per Postkarte an den bevorstehenden TÜV- oder ASU-Termin zu erinnern. Das alte Vorgehen war das, dass aus der Werkstattsoftware eine Liste der Kunden mit KFZ-Kennzeichen ausgedruckt wurde, deren TÜV-Termin ansteht. Mit Hilfe dieser Daten wurden vorgedruckte Postkarten ausgefüllt und mit einer Briefmarke beklebt – fertig. Na ja, nach mindestens einem halben Tag Arbeit! Die neue Lösung macht sich zu Nutze, dass die Werkstattsoftware diese Liste auch als Datei zur Verfügung stellen und direkt an Word übergeben kann. In Word wird diese Datei dann mit einer Serienbriefvorlage verknüpft und die Daten werden automatisch an der richtigen Stelle der Vorlage eingefügt. Dann nur noch die Postkarten in den Drucker, ausdrucken und fertig. Dank des E-Porto der Deutschen Post gehört auch das Aufkleben der Briefmarken der Vergangenheit an. Zeitaufwand circa eine halbe Stunde.


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Abläufe optimieren

Sie haben das Gefühl, Ihre internen Abläufe laufen nicht rund? Bestellungen aus dem Internetshop müssen Sie von Hand in die Warenwirtschaft übertragen? Preisänderungen Ihrer Lieferanten müssen Sie von Hand in die Warenwirtschaft einpflegen? Wozu haben Sie einen PC? Lassen Sie den das machen. Ein Anruf, und wir klären was in Ihrem Fall möglich ist.

Preisänderungen sind in der heutigen Zeit für den Handel ein lästiger Aufwand. Regelmäßig kommen von Lieferanten neue Preislisten, deren Daten in die Warenwirtschaft eingepflegt werden müssen. Wenn nicht, stimmt die Abrechnung an der Kasse nicht und der Ertrag sinkt – oder die Kunden kaufen woanders, weil Sie zu teuer sind. Dabei wäre es so einfach. Es dürfte mittlerweile wohl hoffentlich keine Warenwirtschaft mehr geben, die über keine Schnittstelle für das Einlesen von Daten verfügt. Wenn dem so ist, genügt meist ein Anruf beim Lieferanten und die Bitte, die Preisliste per eMail zu schicken. Wenn er das nicht ohnehin schon macht. Dann braucht es nur noch ein paar Anpassungen an der Preisliste und sie kann in die Warenwirtschaft eingelesen werden. Eine Arbeit von wenigen Minuten.

So auch bei der Firma Gütter. Hier haben wir ein Excel-Programm entwickelt, das die Preislisten der Hersteller ohne Änderung korrekt in die Warenwirtschaft von Lexware einlesen kann. Einmal entwickelt passt das Programm für alle möglichen Preislisten. Egal in welcher Spalte die Preise stehen und wo die Artikelnummern.

Oder betreiben Sie einen Internetshop als zusätzliches Verkaufsstandbein? Dann haben Sie sicher auch das Problem, dass die Bestellungen aus dem Internetshop irgendwie in die Warenwirtschaft müssen. Sonst passen die Rechnungsnummern nicht, der Bestand stimmt nicht etc. pp. Für solche Fälle können wir eine entsprechende Schnittstelle entwickeln, mit deren Hilfe Sie die Daten entweder vollautomatisch oder halbautomatisch von Ihrem Shop in die Warenwirtschaft bekommen.


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Abläufe optimieren
 
Excel automatisieren

Excel

Regelmäßig müssen Sie in Excel wieder und wieder dieselben Berechnungen durchführen. Leider kennen Sie sich nicht gut genug aus, um das zu automatisieren. Sie haben die Wahl: entweder ich erstelle das passende Programm für Sie oder ich zeige Ihnen, wie es geht. Dann können Sie sich in Zukunft selbst helfen.

Jeden Monat sind Monatsabschlüsse zu erledigen, für die Daten aus verschiedenen Quellen zusammengetragen und zueinander in Beziehung gesetzt werden. Und jeden Monat tragen Sie diese Werte zusammen, tragen sie in eine Exceltabelle ein und fangen an Formeln einzutragen, damit Sie die benötigten Endergebnisse präsentiert bekommen. Jeden Monat derselbe Aufwand und immer mit dem Risiko verbunden, in einer Formel einen kleinen unscheinbaren Fehler zu machen, der womöglich unentdeckt bleibt.

Auch hier soll wieder der Chiemgauer Naturkosthandel als Beispiel dienen. Für interessierte Endkunden gibt es im Internet eine Liste von Bioläden, in denen der Interessent nach dem passenden Laden suchen kann. Natürlich kommen immer wieder neue Läden dazu, andere ziehen um und manche schließen auch. Ergo muss diese Liste im Internet regelmäßig auf den aktuellen Stand gebracht werden. Auch hier arbeitet dann, nach dem Export der Ladenliste aus der Warenwirtschaft, im Hintergrund ein Excelprogrammn, das die Routinearbeit erledigt. Die sind erforderlich, weil die Warenwirtschaft die Daten leider nicht in exakt der Form liefert, wie sie benötigt werden. Zum einen stimmt die Reihenfolge der Felder nicht und zum anderen finden sich, weil es technisch nicht anders geht, in den Feldern für Telefon- oder Faxnummern immer wieder Texte, die für das Internet natürlich entfernt werden müssen. Mit dem Programm genügt ein Mausklick und der Fall ist erledigt.

Oder, beim selben Kunden, ist täglich eine Liste zu erstellen, welche Lieferanten am betreffenden Tag liefern sollen. Diese Listen werden für den Verkauf und für das Lager in verschiedenen Ausführungen benötigt. Anhand der tagesaktuellen Daten aus der Warenwirtschaft arbeitet auch hier Excel im Hintergrund, um diese beiden Listen zu erstellen.


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